Skip to main content Skip to search

lưu ý

6 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất năm 2020

Hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/7/2022. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn chưa nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử. Vì thế, bài viết sẽ liệt kê một vài lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể bỏ qua.

1. Có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử nhưng phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định và mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn. Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập và chưa nhận được thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP.

2. Hoá đơn điện tử có mấy liên?

HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014).

3. Có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới dạng bản giấy được không?

Đối với hóa đơn điện tử đã lập và có sai sót thì xử lý như sau:

Công ty thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Theo đó, lập biên bản giữa hai bên có thể lập và ký trực tiếp (có dấu nếu là tổ chức) hoặc ký điện tử.

4. Hóa đơn đã lập và ký số có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?

# Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST.

Theo thông tư 26/2015/TT-BTC  “  …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”

# Sai sót khác (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, phát hiện sai.

Cách xử lý như sau:

Chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót.

Cách xử lý như sau:

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

5. Hoá đơn điện tử có được lập kèm bảng kê hay không?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng trên hóa đơn do đó không lập kèm bảng kê.

6. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Trên đây là 6 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử mà kế toán không thể bỏ qua. Ngoài ra, kế toán cần cập nhật thêm quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020.

Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết sau:

Read more

Lưu ý gì khi đặt địa chỉ công ty?

Trụ sở công ty là nơi hoạt động, kinh doanh diễn ra hàng ngày của doanh nghiệp. Việc lựa chọn địa chỉ công ty ở vị trí thích hợp và đúng luật giúp doanh nghiệp khởi đầu thuận lợi và phát triển. Vậy theo quy định hiện hành thì cần LƯU Ý gì khi đặt địa chỉ công ty (trụ sở doanh nghiệp)?

#1. Xác định địa chỉ công ty (trụ sở doanh nghiệp)

Căn cứ vào điều 43 Luật doanh nghiệp năm 2014 xác định địa chỉ công ty (trụ sở doanh nghiệp) như sau:
Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Có địa chỉ được xác định gồm: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).
Như vậy, địa chỉ công ty khi đăng ký phải đủ 4 cấp để xác định rõ ràng được thông tin cụ thể.
Ví dụ cách ghi cụ thể một số địa chỉ công ty khi đăng ký thành lập doanh nghiệp như sau:

  • Tầng 6, Star Building, 33 Ter – 33 Bis, Đường Mạc Đĩnh Chi,, Phường Đa Kao, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
  • Số nhà 09, ngõ 1175, tổ 12, Phường Phú Xá, Thành phố Thái Nguyên, Tỉnh Thái Nguyên, Việt Nam

LƯU Ý: Công ty nên ghi rõ ràng, chi tiết địa chỉ công ty để cơ quan thuế khi thực hiện khảo sát văn phòng công ty thuận lợi. Nhiều trường hợp công ty bị khoá mã số thuế do cơ quan thuế không liên hệ được. Lý do nhân viên bưu điện không liên hệ được và trả lại thông báo cho cơ quan thuế.

#2. Địa chỉ công ty tại chung cư

Căn cứ Khoản 1 Điều 6 Luật Nhà ở năm 2014 quy định:
“Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở.”
Như vậy, công ty không được sử dụng địa chỉ căn hộ chung cư làm địa chỉ công ty (trụ sở doanh nghiệp).

#3. Địa chỉ công ty có điều kiện áp dụng ngành nghề đặc biệt

Ngoài những quy định về địa chỉ công ty phải đủ 4 cấp, có giấy tờ rõ ràng, không được đặt địa chỉ tại chung cư thì còn tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh. Một số lĩnh vực kinh doanh có điều kiện quy định riêng về điều kiện của địa chỉ công ty (trụ sở doanh nghiệp).
Trên đây là một số lưu ý khi đặt địa chỉ công ty khi đăng ký thành lập doanh nghiệp. Nếu bạn còn thắc mắc hay cần tư vấn thêm về dịch vụ thành lập công ty, đừng ngại, hãy liên hệ ngay với Haines Watts. Chúng tôi SẴN SÀNG tư vấn và giúp bạn về lĩnh vực thành lập công ty, dịch vụ kế toán, tư vấn doanh nghiệp.

CHÚNG TÔI SẴN SÀNG PHỤC VỤ BẠN
GỌI NGAY: 0986 316 211 hoặc 0868 617 247

Read more