Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào để an toàn và tiện lợi tra cứu là việc kế toán rất quan tâm.
Ngày nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã gần phổ biến tới tất cả các doanh nghiệp do tính tiện dụng, tiết kiệm của nó. Điều này phát sinh công việc phải lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho khoa học và đảm bảo an toàn dữ liệu là câu hỏi dành cho kế toán?
1. Hình thức của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (file XML).
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ.
File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
Như vậy việc lưu trữ hóa đơn điện tử nghĩa là hình thức sao chép và lưu giữ file giữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ ngoài như: ổ cứng máy tính, USB, ổ cứng SSD, đĩa CD…
Bài viết này sẽ chia sẻ một vài cách lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương thức trực tuyến trên mạng Internet.
2. Lưu trữ hóa đơn bằng GMAIL
Theo PhoneArena, hiện tại số người dùng hoạt động của Gmail đạt ngưỡng 1,5 tỉ người và dung lượng lưu trữ là 15 GB. Như vậy Gmail là một phương tiện rất hữu ích giúp chúng ta lưu trữ các file hóa đơn điện tử trên môi trường mạng MIỄN PHÍ và TIỆN LỢI.
Trong Gmail bạn có thể tạo nhãn để lưu trữ email. Bạn có thể thêm bao nhiêu nhãn tùy ý vào một email.
Tạo nhãn
Lưu ý: Ta có thể đặt nhãn là “HĐĐT MUA VÀO” cho dễ nhớ.
Tiếp theo, chúng ta có thể đặt thêm nhãn phụ, ví dụ như: “HÓA ĐƠN 5/2020” để có thể dễ dang theo dõi và tìm kiếm hơn.
Cách làm cũng rất đơn giản.
Lưu trữ hóa đơn điện tử trên Gmail
Lưu hóa đơn
Như vậy, tất cả những email hóa đơn công ty nhận về bạn hãy lựa chọn nhãn sao cho phù hợp.
Lựa chọn email hóa đơn vào nhãn phù hợp
Kết quả là các email đã được lưu trữ tại từng nhãn theo đúng nhu cầu tìm kiếm của mình.
Thật đơn giản bạn đã có thể lưu trữ hóa đơn điện tử miễn phí trên Gmail. Thêm nữa, bạn dễ dàng truy cập và tra cứu hóa đơn mọi lúc, mọi nơi khi cần.
3. Lưu trữ hóa đơn qua GOOGLE DRIVER
Mỗi tài khoản Google driver, Google sẽ cung cấp cho chúng ta 15 GB dung lượng miễn phí để bạn có thể lưu trữ dữ liệu vĩnh viễn trên đó.
Miễn phí và bảo mật, vậy không lý do gì bạn không tạo một tài khoản Google driver để lưu trữ Hóa đơn điện tử trên đó.
Tại sao chọn lưu trữ hóa đơn điện tử trên Google driver
Có nhiều do để bạn chọn Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây, mình có thể lấy một vài ví dụ điển hình như:
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên Google driver
Bạn hãy tạo folder “Hóa đơn đầu vào” và nén dưới dạng file *.rar
Tải lên và xem tệp
Trên máy tính, bạn có thể tải lên từ drive.google.com hoặc máy tính của mình. Bạn có thể tải các tệp lên thư mục riêng tư hoặc thư mục dùng chung.
Kéo tệp vào Google Drive
Dùng tính năng Sao lưu và đồng bộ hóa
Như vậy là chúng ta đã hoàn toàn lưu toàn bộ file hóa đơn lên trên Google driver miễn phí và an toàn.
Ngoài ra, bạn còn có thể lưu trữ trên các dịch vụ Cloud trả phí để không giới hạn dung lượng và đảm bảo an toàn dữ liệu.
Nếu các bạn có ý tưởng nào hay về việc lưu trữ HĐĐT, hãy comment bên dưới để chúng ta cùng trao đổi nhé.
Đừng quên bạn nhé! Nếu cần tư vấn thêm, bạn hãy liên hệ ngay với dịch vụ Haines Watts để được hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn về lĩnh vực thành lập công ty, dịch vụ kế toán và tư vấn doanh nghiệp.
GỌI NGAY: 0986 316 211 hoặc 0868 617 247
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói phí chỉ từ 500.000 đ
Xem thêm: Bảng giá hóa đơn điện tử Viettel