Sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc từ ngày 01/7/2022 theo Luật quản lý thuế 2019. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011. Tuy nhiên, Thông tư 68 về hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc thực thi từ ngày 01/7/2022. Bài viết dưới đây sẽ trình bày các quy định sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại văn bản pháp luật về hóa đơn. Theo đó, nếu kế toán lập hóa đơn sai thời điểm gặp rủi ro phạt vi phạm hành chính. Vậy, thời điểm lập hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?

Nguyên tắc thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

  • Khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp

Một số các trường hợp cụ thể thì việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

  • Hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin với người mua.
  • Xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

– Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

– Mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá năm (5) ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống Thuế điện tử đăng ký theo mẫu 01 để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong thời gian 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo trả lời chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử.

Đăng ký phát hành sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký phát hành sử dụng hóa đơn điện tử

Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán gặp sai sót là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, việc điều chỉnh sai sót theo đúng hướng dẫn giúp hóa đơn vẫn hợp lệ.

Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót

  1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
  • Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
  • Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

2. Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai.

  • Người bán thông báo cho người mua;
  • Thông báo với cơ quan thuế;
  • Không phải lập lại hóa đơn.

3. Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

  • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;
  • Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
  • Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
  • Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. 

Xử lý hóa đơn điện tử không có mã khi có sai sót

  1. Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.
  • Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn;
  • Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

2. Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất luợng.

  • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

Theo điều 151 Luật quản lý thuế số 38/2019 thì thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/7/2022.

Tuy nhiên, cơ quan thuế cũng khuyến khích doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/20222. Và hiện nay cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử là Thông tư số 32/2011.

Trên đây là một số điểm quan trọng về quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất năm 2021. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là công việc quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần sớm nắm bắt các quy định và thực hiện chuyển đổi sớm theo Thông tư 32/2011.


Xem thêm: