Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số ngay khi có giấy phép kinh doanh. Thủ tục nộp tờ khai lệ phí môn bài và đóng tiền thuế môn bài là bắt buộc 100% DN mới thành lập. Thuế điện tử yêu cầu tất cả các doanh nghiệp phải thực hiện bằng hình thức online.

Ai được sử dụng chữ ký số?

Tất cả các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp, cá nhân… đều có thể sử dụng chữ ký số để đáp ứng nhu cầu. Chữ ký số là dạng chữ ký điện tử, có tính pháp lý. Do đó, để ký các văn bản, hợp đồng, quy trình nội bộ hay các văn bản với cơ quan nhà nước có thể sử dụng token.

Thông tư 16/2019 của Bộ TT&TT về danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng cho việc cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số di động và ký số từ xa; Thông tư 22/2020 của Bộ TT&TT quy định về yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu chức năng đối với phần mềm ký số và phần mềm kiểm tra chữ ký số. Như vậy, chủ trương số hóa nền kinh tế sẽ bắt đầu từ việc sử dụng chữ ký số điện tử.

Lý do doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số?

1. Sử dụng chữ ký số để nộp tờ khai thuế qua mạng

Theo Điều 8 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH19 doanh nghiệp có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế phải thực hiện giao dịch điện tử. Cụ thể:

“Người nộp thuế, cơ quan quản lý thuế, cơ quan quản lý nhà nước, tổ chức, cá nhân có đủ điều kiện thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế phải thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan quản lý thuế theo quy định của Luật này và pháp luật về giao dịch điện tử.”
Quy trình khai thuế qua mạng
Quy trình khai thuế qua mạng

Khai thuế qua mạng là việc kế toán lập tờ khai trên hệ thống HTKK và xuất file xml để upload lên https://thuedientu.gdt.gov.vn/. Trước đó, doanh nghiệp cần phải có một tài khoản để đăng nhập và chữ ký số để ký duyệt.

Kê khai thuế

Hệ thống thuế điện tử hiện nay sử dụng rất ổn định và thuận tiện cho kế toán. Tài khoản được tạo lập hoàn toàn miễn phí, nhưng chữ ký số doanh nghiệp phải mua của nhà cung cấp. Điển hình, chữ ký số Viettel của Tập đoàn Viettel đang chiếm thị phần lớn nhất Việt Nam.

2. Bắt buộc dùng chữ ký số để ký hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử, theo đó:

  • Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022
  • Các thành phố lớn như Hồ Chí Minh khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“1. Hóa đơn điện tử phải có: Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán…

2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính”.

Như vậy, doanh nghiệp BẮT BUỘC phải có chữ ký điện tử của người bán.

3. Doanh nghiệp cần chữ ký số để đăng ký bảo hiểm xã hội

Quyết định 838/QĐ-BHXH bắt buộc doanh nghiệp/cá nhân phải thực hiện việc đăng ký, kê khai, nộp báo cáo bảo hiểm điện tử.

Trong quá trình khai bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để:

  • Thực hiện việc đăng ký giao dịch BHXH điện tử với cơ quan BHXH
  • nộp hồ sơ tới cơ quan BHXH sau khi đã hoàn thành các bước nhập liệu

4. Chữ ký số bắt buộc dùng để nộp tờ khai hải quan

Quyết định số 33/2016/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế cung cấp, sử dụng thông tin tờ khai hải quan điện tử.

Theo Khoản 9 Điều 25 Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ:

“Tờ khai hải quan điện tử có giá trị sử dụng trong việc thực hiện các thủ tục về thuế, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, thủ tục thanh toán qua Ngân hàng và các thủ tục hành chính khác; chứng minh tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường.”

Để tiến hành khai báo hải quan thì doanh nghiệp cần có chữ ký sốtài khoản sử dụng trên hệ thống VNACCS của Tổng cục Hải quan. 

Quy trình đăng ký khai báo hải quan điện tử.
Quy trình đăng ký khai báo hải quan điện tử.

5. Nộp thuế bằng phương thức điện tử

Nộp thuế điện tử là dịch vụ cho phép doanh nghiệp nộp tiền thuế vào NSNN trên Cổng thông tin điện tử của Cơ quan thuế và được Ngân hàng thương mại xác nhận kết quả ngay sau khi nộp.

Muốn đăng ký nộp thuế điện tử, doanh nghiệp cần một số điều kiện sau:

  • Có chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp, vẫn còn hiệu lực.
  • Có 1 tài khoản nộp thuế được kết nối với ngân hàng thương mại.
  • Có máy tính kết nối internet.
Nộp thuế điện tử

Từ ngày 10/02/2020, các doanh nghiệp sử dụng hệ thống eTax tại đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn để thực hiện nộp thuế điện tử.

6. Sử dụng nhiều mục đích khác

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để thay thế chữ ký viết tay. Mục đích dùng để ký các hồ sơ, văn bản, hợp đồng dùng trong nội bộ công ty và đối tác kinh doanh.

Trên đây là 6 lý do mà doanh nghiệp BẮT BUỘC phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động của mình. Thêm nữa, đây cũng là giải pháp giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đơn giản hơn.

Đăng ký chữ ký số ở đâu?

Chữ ký số có vai trò như một con dấu và được thừa nhận về mặt pháp lý. Do đó, việc lựa chọn một nhà cung cấp chữ ký số uy tín là điều cần thiết. Theo kinh nghiệm cá nhân, một trong những đơn vị được đánh giá cao và chiếm thị phần lớn trên thị trường là Viettel-CA.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ báo cáo thuế gần 300 doanh nghiệp và đang sử dụng chữ ký số Viettel rất ổn định.

Một số ưu điểm của chữ ký số Viettel như sau:

  • Đảm bảo tính pháp lý và tuân thủ quy định của Nhà nước
  • Sử dụng ổn định, không phát sinh lỗi khi khai thuế, hải quan, BHXH
  • Nhà cung cấp lớn, uy tín nhất Việt Nam

>> Hướng dẫn cập nhật chữ ký số USB token cho hóa đơn điện tử Viettel

>> Chữ ký số Viettel CA – Bảng báo giá khuyến mãi 2020

>> Chữ ký số là gì?

[Total: 1   Average: 5/5]