Skip to main content Skip to search

hóa đơn điện tử

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2021

Quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất 2021

Sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc từ ngày 01/7/2022 theo Luật quản lý thuế 2019. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đang áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011. Tuy nhiên, Thông tư 68 về hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc thực thi từ ngày 01/7/2022. Bài viết dưới đây sẽ trình bày các quy định sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 68.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.

Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.

  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là gì?

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định chi tiết tại văn bản pháp luật về hóa đơn. Theo đó, nếu kế toán lập hóa đơn sai thời điểm gặp rủi ro phạt vi phạm hành chính. Vậy, thời điểm lập hóa đơn điện tử như thế nào là đúng?

Nguyên tắc thời điểm lập hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

  • Khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử trong một số trường hợp

Một số các trường hợp cụ thể thì việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử như sau:

  • Hoạt động cung cấp điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin được bán theo kỳ nhất định thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình, dịch vụ công nghệ thông tin với người mua.
  • Xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
  • Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

– Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn điện tử là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

– Mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế chậm nhất không quá năm (5) ngày kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Doanh nghiệp thực hiện trên hệ thống Thuế điện tử đăng ký theo mẫu 01 để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trong thời gian 1 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo trả lời chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử.

Đăng ký phát hành sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký phát hành sử dụng hóa đơn điện tử

Xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, kế toán gặp sai sót là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, việc điều chỉnh sai sót theo đúng hướng dẫn giúp hóa đơn vẫn hợp lệ.

Xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi có sai sót

  1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót.
  • Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn.
  • Lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

2. Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai.

  • Người bán thông báo cho người mua;
  • Thông báo với cơ quan thuế;
  • Không phải lập lại hóa đơn.

3. Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.

  • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót;
  • Người bán thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hoá đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
  • Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
  • Người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới thay thế sau đó người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. 

Xử lý hóa đơn điện tử không có mã khi có sai sót

  1. Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót.
  • Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn;
  • Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

2. Sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất luợng.

  • Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
  • Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế.

Thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử

Theo điều 151 Luật quản lý thuế số 38/2019 thì thời điểm bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử là ngày 01/7/2022.

Tuy nhiên, cơ quan thuế cũng khuyến khích doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01/7/20222. Và hiện nay cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử là Thông tư số 32/2011.

Trên đây là một số điểm quan trọng về quy định sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất năm 2021. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là công việc quan trọng của doanh nghiệp. Do đó, kế toán cần sớm nắm bắt các quy định và thực hiện chuyển đổi sớm theo Thông tư 32/2011.


Xem thêm:

Read more
6 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử năm 2021

6 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất năm 2021

6 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử mới nhất năm 2021 giúp kế toán cập nhật kiến thức. Hóa đơn điện tử sẽ thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy từ ngày 01/7/2022. Vì thế, bài viết sẽ liệt kê một vài lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử không thể bỏ qua.

1. Có thể sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau được không?

Doanh nghiệp có thể sử dụng đồng thời nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, đặt in, hóa đơn điện tử nhưng phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định và mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ sử dụng một hình thức hóa đơn. Theo khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Trường hợp doanh nghiệp mới thành lập và chưa nhận được thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP thì tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP.

2. Hoá đơn điện tử có mấy liên?

HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014).

3. Có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn dưới dạng bản giấy được không?

Đối với hóa đơn điện tử đã lập và có sai sót thì xử lý như sau:

Công ty thực hiện theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Theo đó, lập biên bản giữa hai bên có thể lập và ký trực tiếp (có dấu nếu là tổ chức) hoặc ký điện tử.

4. Hóa đơn đã lập và ký số có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?

# Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST.

Theo thông tư 26/2015/TT-BTC  “  …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”

# Sai sót khác (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)

1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, phát hiện sai.

Cách xử lý như sau:

Chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.

2. Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót.

Cách xử lý như sau:

Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu…

Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

5. Hoá đơn điện tử có được lập kèm bảng kê hay không?

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử không bị giới hạn về số dòng trên hóa đơn do đó không lập kèm bảng kê.

6. Lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Trên đây là 6 lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử mà kế toán không thể bỏ qua. Ngoài ra, kế toán cần cập nhật thêm quy định về hóa đơn điện tử tại Nghị định 123/2020.

Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết sau:

Read more

Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?

Hộ kinh doanh có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2020 hay không? Đó là câu hỏi của rất nhiều các chủ hộ kinh doanh tại Hồ Chí Minh. Bài viết sẽ trình bày về quy định liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh.

1. Trường hợp nào hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay, quy định pháp lý về hóa đơn điện tử là Nghị định 119/2018/NĐ-CP và thông tư 68/2019/TT-BTC.

Điều 12 của Nghị định 119 quy định áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng:

“4. Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.”

Như vậy, Hộ kinh doanh đủ điều kiện sau sẽ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:

  • Hộ kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán
  • Sử dụng trên 10 nhân viên
  • Có doanh thu trên 3 tỷ đồng trong lĩnh vực nông nghiệp, xây dựng…
  • Có doanh thu trên 10 tỷ đồng trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ

Đến ngày 01/11/2020 các văn bản về hóa đơn giấy hết hiệu lực, thay thế bằng thông tư 68. Do đó sẽ không còn tồn tại việc sử dụng hóa đơn giấy, thay vào đó là hóa đơn điện tử.

Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020
Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020

2. Hộ kinh doanh cấp hóa đơn điện tử từng lần tại Cơ quan thuế

Nếu hộ kinh doanh không thuộc quy định nêu trên, nếu cần hóa đơn để giao khách hàng thì sao?

Điều 12 của Nghị định 119 quy định trường hợp này như sau:

“6. Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại khoản 4 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh theo Mẫu số 06 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.”

Giải thích quy định nêu trên được ví như trường hợp hộ kinh doanh lên mua hóa đơn lẻ của cơ quan thuế.

Hiện nay, hộ kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn thì có 2 cách như sau:

  • Đăng ký sử dụng hóa đơn quyển và báo cáo hóa đơn hàng quý.
  • HKD mua hóa đơn lẻ khi có nhu cầu tại cơ quan thuế.

Như vậy, hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và được cấp từng lần tại cơ quan thuế.

3. Hộ kinh doanh nên chuẩn bị gì?

Quy định về hóa đơn điện tử ảnh hưởng rất lớn tới việc xuất hóa đơn của Hộ kinh doanh. Thực tế, do không am hiểu về kế toán, lựa chọn hộ kinh doanh để đơn giản thủ tục. Nhưng do sự phát triển của xã hội, việc sử dụng hóa đơn điện tử là xu thế bắt buộc. Do đó, hộ kinh doanh phải có sự chuẩn bị sẵn sàng để thích nghi.

Đăng ký sớm hóa đơn điện tử

Chuẩn bị ngay từ hôm nay bằng cách sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Việc bắt đầu sớm chính là tạo dựng thói quen sử dụng hóa đơn theo cách mới.

Cơ quan thuế đang khuyến khích hộ kinh doanh sớm sử dụng hóa đơn điện tử để quen điều kiện mới. Nếu có khó khăn, vướng mắc hộ kinh doanh có thể phản ánh kiến nghị tới cơ quan thuế để thay đổi về chính sách.

Chuyển đổi lên doanh nghiệp

Xu hướng tất yếu nền kinh tế sẽ là chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp. Điều này cũng đã được quy định tại các Nghị quyết, Luật, văn bản pháp lý của nhà nước.

Việc ra đời chế độ kế toán Siêu nhỏ chính là phù hợp với mô hình hộ kinh doanh lên doanh nghiệp. Về cơ bản, môi trường pháp lý đã sẵn sàng cho hộ kinh doanh phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ. Đây là điều kiện rất thuận lợi cho các hộ kinh doanh.

Thêm nữa, doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được hưởng nhiều ưu đãi của nhà nước hơn. Bổ sung một thuận lợi, đại lý thuế đã có chức năng làm kế toán cho các doanh nghiệp siêu nhỏ. Như vậy, việc thuê dịch vụ kế toán sẽ tiết kiệm và phù hợp hơn.

Kết luận, hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2020. Do đó, ngay từ bây giờ các hộ kinh doanh nên sớm có những giải pháp để chuẩn bị thay đổi thói quen.

Nếu có nhu cầu tư vấn thêm về thuế, pháp lý, hộ kinh doanh có thể liên hệ 0986.316.211 để được hỗ trợ.

Xem thêm: Dịch vụ báo cáo thuế Hộ kinh doanh – Phí chỉ 160.000đ

Read more